De 10 ultieme regels van e-mailetiquette

Als je na een salarisverhoging reageert met ‘OMG!!! Ge-wel-dig, xxx’, een zin die beter gepast had bij je beste vriendin die je meeneemt naar je lievelingsspa, dan is het tijd om je e-mailetiquette op orde te brengen.

De belangrijkste les is om een duidelijk verschil te maken tussen professionele communicatie en contact met je vriendinnen. En ja het is soms best lastig om die grens te bepalen, zeker in bepaalde beroepsgroepen.

Fe-mail dilemma

Vrouwen hebben de neiging om ‘soft’ te communiceren en dat is ook klip en klaar: onderzoek wijst uit dat vrouwen die autoritair zijn minder gewaardeerd worden dan autoritaire mannen. Een extra bedankje of sorry in een e-mailtje kan een goede buffer zijn tegen beweringen dat je te hard of dwingend bent. Op Elle.com wordt gesproken over het ‘Fe-mail’-dilemma: ‘Als we e-mails schrijven willen we zeker zijn dat ons sentiment niet verkeerd wordt begrepen. We voegen dus uitroeptekens en gezellige knipoogjes en smilies toe om eerder dankbaar over te komen dan dwingend.’

Er zijn genoeg andere manieren van communiceren en trucs gebruiken om duidelijk, helder en positief te corresponderen. En terwijl de e-mailetiquette van baan tot baan enorm kan verschillen, zijn er in ieder geval 10 regels die elke vrouw zou moeten overwegen:

1. Heroverweeg ‘t gebruik van tekens

Als je met een slecht nieuws mailtje iemands mailbox binnenkomt en een boodschap wil overbrengen lukt dat niet met overdreven gebuik van tekens!!!! En oprechte, positieve feedback kan ook prima met één uitroepteken. Gebruik liever woorden voor een boodschap, dan tekens – ‘Ik waardeer je aandacht voor dit onderwerp enorm’ werkt echt beter dan ‘Onwijs bedankt hè!!!!!!’

2. Bepaal de toon

Kies een toon voor e-mails op je werk. Het liefst een neutrale en blijf daarbij. Als je bij tijd en wijle overenthousiast gaat doen zou de rest koud kunnen lijken, en dat wil je niet.

3. Wees consistent

De juiste toon vinden kan even duren, maar het instellen van een standaard afzenderblok is een mooi begin. Ken jij ook mensen die een mail eindigen met Ciao? Je kunt met je ogen rollen, maar misschien zit er een idee achter. Soms is een nonchalanter saluut passend. Het verschil zit ‘m erin niet te veel te variëren en te kiezen tussen het ene of de andere. ‘Ciao Muriel’ en ‘Hartelijk groet’ is voldoende daar hoeven niet ook ‘grjs’, ‘mazzel’, ‘de garoeten!’, ‘cheers’, ‘zie je ltr’ bij.

4. Lees de ‘ruimte’

In een nieuwe functie kun je beter conservatief zijn en even afwachten hoe de baas of de collega’s communiceren. Je kunt beter de formele zijn, dan degene die met emoticons strooit. Los van de stijl die jullie gaan gebruiken tussen collega’s is het ook goed om te kijken wie er in de CC staat. Durf je toon ook aan te passen aan het soort mailverkeer.

5. Zeg één keer bedankt

Overdreven dankbaar zijn kan mensen het gevoel geven dat ze er altijd recht op hebben. Als je iemand vraagt om ergens hard aan te werken of op te letten weersta de drang om algemeen te bedanken en wees liever specifiek. Als je je baas een mail stuurt met een overzicht van waar je mee bezig bent bedank dan specifiek voor het bekijken of beoordelen .

6. Ban onnodige excuses

Als je sorry gaat zeggen als het niet echt nodig is, creëer je het idee dat er ergens een fout is gemaakt. Er is een groot verschil tussen de schuld op je nemen en laten weten dat je onderdeel van een ‘situatie’ bent die onprettig kan zijn voor anderen. Het lijkt beleefd en vriendelijk, maar kan ook zwak en inadequaat overkomen.

7. Maar stop niet bij sorry

Je zult echter fouten maken in je werk en als je dat doet is het belangrijk precies aan te geven wat je spijt, zonder daar enorme excuses voor te maken. Geef aan waar een fout voorkomen had kunnen worden en hoe je er in de toekomst mee om zult gaan, wat je er dus van leert. Zo communiceer je niet een een blunder maar een leermoment.

8. Wees specifiek in je mailonderwerp

Niemand zal het kort door de bocht vinden als je al tot de kern komt in de subject regel van je mail. ‘Dringende vraag over de planning van maandag a.s.’ maakt dat je in de mail zelf niet veel meer kwijt hoeft. En het toont meteen de urgentie van jouw mail tussen alle mails die iemand op een dag krijgt. Bij een onduidelijk bericht kan het op jou afstralen, bij het niet reageren op een zeer duidelijk subject ligt dat aan de ander.

9. Wees voorzichtig met vriendschappelijk intern mailverkeer

Als je een collega tegelijkertijd een mail stuurt met ‘Notities en actielijst van managementmeeting’ naast ‘Gaan we nou nog drinken vanavond’ kun je de suggestie wekken dat je niet altijd professioneel communiceert. Natuurlijk is een ziekenhuis als werkgever anders dan een reclamebureau, maar je wilt niet de suggestie wekken dat je baas kan denken dat je te los mailt met deze of gene.

10. Installeer UNDO

Vaak duurt het slechts een paar seconden voordat je je beseft dat je die email waar je zo op hebt zitten zwoegen toch naar ‘Iedereen’ is gestuurd in plaats van naar die ene collega. Of je krijgt een aha erlebnis na je ietwat enthousiaste uitroeptekengebruik. Door de button UNDO te installeren (in Gmail bijvoorbeeld) kun je een verzonden email binnen 10 seconden ongedaan maken.

Reageer op artikel:
De 10 ultieme regels van e-mailetiquette
Sluiten