Zo schrijf je je mails als een baas

Nou ja, figuurlijk dan...

Persoonlijk

Een goede mail schrijven, hoe makkelijk kan het zijn, right? Nou, je zult verbaasd staan van hoeveel er mis kan gaan. En dat komt de communicatie niet ten goede. Daarom: tips voor de perfecte mail.

1. Belangrijk: een goed onderwerp

We bedoelen: zorg ervoor dat duidelijk wordt in de onderwerpregel waar de mail over gaat. Iets als ‘Lees deze belangrijke mail’ is nog vaag en omdat je mail moet concurreren met tig ándere mails, kan het zijn dat-ie tussen wal en schip terechtkomt. ‘Belangrijke informatie over supriseparty Marije!’ is meteen duidelijk.

2. Houd het kort

Tenzij je je moeder op de hoogte wilt brengen van wat je kleuter de laatste weken allemaal heeft uitgespookt (dan kan het niet lang genoeg zijn), houd je mails bij voorkeur zo kort mogelijk en kom meteen to the point. Hoe langer en bloemrijker de mail, hoe groter de kans dat iemand tijdens het lezen zijn aandacht verliest.

3. Werk puntsgewijs

Vaak hebben mensen niet de tijd, zin of energie om belangrijke boodschappen uit je mail te filteren. Puntsgewijs werken (deze hoef je niet per se te nummeren of letters van het alfabet te geven, een simpel scheiden van alinea’s of het gebruik van tussenkoppen is ook prima) is voor de lezer duidelijk en ‘verteert prettig’.

4. Vergeet belangrijke attachments niet

Weinig zo irritant voor iemand die je mail ontvangt dan een verwijzing naar een eerdere mail (zie voor het formulier de vorige mail). Is een document of eerdere communicatie belangrijk? Voeg die dan – nogmaals – toe.

5. Wees duidelijk in wat je nodig hebt

Heb je iets nodig van de persoon die je mailt? Wees dan duidelijk wát en wanneer. Een mail moet geen puzzel worden.

6. Gebruik de juiste taal

Een open deur misschien, maar onthoud ook aan wie je de mail richt. In een mail aan een vriendin kun je bovenstaande natuurlijk losser opvatten dan bij je baas. Schrijf een mail nooit als je boos bent en lees áltijd je mail voordat je hem verstuurt. Niets zo slordig als een spelfout in een mail die belangrijk voor je is.

Heb jij nog meer tips voor een goede mail? Of mailergernissen? Praat mee op Facebook!

Nog meer handige regels voor mailverkeer? Die lees je hier! >

Meer leuke content? Like ons op Facebook