14 gewoonten van organisatie keien

Leer van de spreadsheet koningin!

Persoonlijk

Je hebt van die mensen, en nu weet je eigenlijk meteen dat ik er niet zo een ben, die super georganiseerd zijn. Ze kunnen plannen, regelen moeiteloos hun leven, weten altijd of hun kind zwemles heeft of voetbal of een speeldate en hun huis is om door een ringetje te halen. Oh ja, en ze hebben op hun koelkast een excelschema hangen met een weekplanning in kleur, per kind en volwassene. Clutterfree heet dat zo mooi in het Engels. En nou klink ik misschien een beetje vinnig, maar ik ben eigenlijk gewoon stikjaloers.

Nu hou ik ook wel van een beetje chaos en geloof ik dat het de creativiteit bevordert, maar met wat meer structuur, organisatie en spreadsheet expertise wordt het leven een stuk aangenamer. Uit onderzoek blijkt ook dat georganiseerde mensen betere werkresultaten hebben, meer in controle zijn en meer mentale energie hebben. Want het wéér kwijt zijn van de autosleutels of het moeten zoeken op handen en voeten naar je mobiele telefoon kost tijd en energie.

Iedereen georganiseerd
En dan nu het goeie nieuws. Iedereen kan georganiseerd worden. Er is geen speciaal gen beweren professionele lifehackers. Bij de een komt het meer aanwaaien en de ander moet zich er meer voor inspannen. Maar het is te leren. Van de gewoonten en patronen van organisatietalenten kunnen we een hoop leren. Daarom presenteren we de lijst met 14 dingen die elke cluttervrije spreadsheet-koningin in zich heeft:

Doelgeoriënteerd

Het netjes zijn doen de talenten niet alleen voor de fun, maar puur vanwege de reden dat het ze iets oplevert. Ze hebben een doel. Stel dat je vrienden het heerlijk vinden om thuis mensen te ontvangen met een mooi diner. Ze maken het huis gezellig en ontspannen om een fijne omgeving voor hun gasten te creëren en houden het ook zo. Andere zaken die niet aan dat doel verbonden zijn kunnen ze gemakkelijk loslaten.

Optimistisch

Georganiseerde mensen zijn vaak positief en hebben een ‘het-gaat-lukken mentaliteit.’ Je ziet vaak dat chaoten professionele hulp inschakelen op het moment dat er iets gebeurt in hun leven dat ze inspireert om meer positief te zijn. Deze mensen zijn er klaar voor om vooruit te kijken.

Nauwkeurig, secuur

Volgens het bekende Vijf factoren model dat gebruikt wordt bij het bepalen van persoonlijkheden is iemand die hoog scoort op nauwkeurigheid ook eerder geneigd om efficiënt, prestatiegericht, gedisciplineerd en voorbereid te zijn. Het is geen wiskunde of feit, maar een hoge score op deze punten betekent vaak een georganiseerd persoon.

Staat minder open voor nieuwe ideëen

In een rommelige werkomgeving zouden creatieve en vernieuwende ideëen sneller tot bloei komen. Een minpuntje dus van georganiseerden. Je wil geen totale chaos, maar het denken over nieuwe mogelijkheden zou niet te veel beperkt moeten worden door een te strakgeveegde omgeving.

Neemt besluiten

Over het algemeen nemen georganiseerde mensen sneller besluiten en gaan door, omdat ze kunnen zeggen ‘Het is goed zo, het hoeft niet perfect te zijn.’ Ze overwegen de opties, kiezen er een en blijven daarbij. Terugkijken en spijt komen bijna niet voor. In besluitvormingsprocessen kunnen ze prioriteren, het grote plaatje voor ogen houden en besluiten wat A > direct gedaan moet worden en B > wel belangrijk is maar niet in de weg moet zitten van hun werkflow.

Geen perfectionist

Bij deze mensen hoeft het dus niet perfect te zijn: Soms is goed genoeg de weg om te gaan. Je zou het niet denken maar veel perfectionisten zijn totaal niet georganiseerd, terwijl je dat wel zou denken. Ze focussen te veel op details en laten zich daardoor lam leggen.

Ze noteren, kalenderen en geven het een plek

Alles wordt opgeschreven en bewaard. Van evenementen tot ideëen tot verzoeken van anderen. En meestal wordt het gevat in een lijst. Als het iets terugkerends is komt het vaak op een kalender (of in een Excel). En ze omgeven zich met systemen, ordners, en bakjes die het makkelijk maken om spullen terug te vinden. Het heeft een plek en het is gemakkelijk te vinden. Dus geen volle schoenendozen met bonnetjes dus.

Een nu-is-nu houding

Voorbeeld: een georganiseerd persoon die thuiskomt na werk zal meteen haar jas ophangen in plaats van het eerst over een stoel te gooien of ergens anders neer te ‘smijten.’ Omdat ze weten dat één jas, twee wordt en binnen no-time een berg kleding. Zij zou kunnen zeggen: ‘Ik ben te lui om mijn jas later op te hangen’, terwijl een chaoot zegt: ‘Ik ben te lui om het nu te doen. Een snelle taak wordt nu gedaan, om het uit de weg te hebben.

Het zit in de voorbereiding

Zaken zullen niet tot het laatste moment blijven liggen. Een georganiseerd iemand wil van te voren klaar zijn met een doel. Het hoeft niet meteen af, maar het is wel ruim op tijd ingedeeld, voorbereid en klaar als het moet. En ze nemen reserve tijd voor als er iets tussenkomt. Iets wat chaoten vaak, bijna nooit, doen.

Hulp vragen

Ze kennen hun sterktes en zwaktes en weten zaken te delegeren waar ze minder goed in zijn. Ze weten dat ze het niet allemaal in hun eentje hoeven op te lossen en vermijden stress door hulp te vragen op momenten dat het gewenst is. Ze weten wat ze waard zijn en beseffen dat het weinig efficiënt is om te gaan kauwen op zaken waar ze minder vanaf weten. Daardoor zijn ze efficiënter en blijft er voor iedereen meer tijd over.

In sync met hun lijstjes

De organisatietalenten zijn zeer toegewijd aan datgene waaraan ze zich gecommiteerd hebben. Er wordt veel mentale energie gestoken in het bijhouden van de zaken die ze moeten onthouden. Door deze zaken op papier te zetten krijg je meer mentale vrijheid. Zo kan het zelfs helpen om beter te slapen door simpelweg to-do’s lijstjes te schrijven voor het slapengaan. Of een schrift te hebben naast het bed waar notities in gemaakt kunnen worden. Het lijstje moet alleen geen stresspunt worden, waarschuwen experts. Hou het simpel en bij één lijst.

Het zijn unitaskers

Mensen die denken dat ze heel erg productief zijn, denken ook vaak dat ze perfecte multitaskers zijn. Maar in realiteit werkt het niet. Multitasken bestaat eigenlijk niet en is zeer inefficient en levert slechter werk op voor op alle punten.
Door een taak met toewijding te doen, door email, telefoon en andere afleidende stoorzenders uit te zetten beschermen ze hun tijd en taak, waardoor de kwaliteit van die ene taak optimaal is.

Herkennen wanneer er het beste gewerkt wordt

Organisatie talenten kunnen zeer goed hun tijd managen en weten waneer ze op hun best zijn. Dus in de ochtend zijn ze het fitst voor denktaken en in de middag gaan ze niet aan een ingewikkelde denktaak beginnen. Klinkt simpel, maar door er bewust van te zijn en het zo te plannen en je eraan te houden werk je op je best. Zij zullen dus een lijstje van uitdagingen voor de dag doornemen en die inplannen gedurende de dag. Geen Cup-a-Soup moment voor een ingewikkelde taak!

Ontstressen

En last but not least weten ze wanneer ze het allemaal even moeten laten. In plaats van in een continue staat van stress en activiteit te verkeren weten ze hun stress-leven ook weer te managen. Het maakt niet uit of dat yoga, meditatie of een simpel ommetje is. Het belangrijkste is dat ze beseffen dat ze het ontspanning nodig hebben om te kunnen presteren en fit te blijven.

Meer leuke content? Like ons op Facebook